一线口语E2say

2017-6-15 17:8:35

企业英语邮件写作,三个避免!

(本篇源自:https://www.e2say.com/index/

企业英语中邮件应该怎么写?虽然现在邮件已经渗透进我们的工作,但是大家在写英语邮件的过程中,千万不要犯常规性的错误,否则会让自己看起来非常不专业,特别是在与客户或者上级往来邮件的时候,下面是小编总结的三个要点分享给大家。

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1.避免长篇累牍的句子,直奔主题

忌讳的地方就是长句子连篇累牍,还不加任何标点和停顿。中国人学英语,学到一定程度以为句子写得越长越显水平,往往为了展示自己的水平,用各种复杂的从句,动名词形式把句子写得无比长。相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论,所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友,开头先把你的建议亮出来,然后再用你的亲身经历来辅助说明。

2.避免网络流行语,使用正式语体

网络时代,大家都喜欢用互联网语言。但是,在商务邮件中,特别是给老板、主管、客户的邮件中可不要出现这类语言。毕竟互联网语言不是很正式,而如果给客户的邮件中这样的字眼太多,会让人觉得你很随便,不专业。

3.避免重复语句,尽量简洁

在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦。甚至为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P“C表示piece,L“C表示Letter of Credit,FOB表示Free on Board。

最后总结一下:

1.Subject不超过6个字。要字字有信息。

2.开头的正规写法:不是熟人,如Wennie James,就是Dear Wennie James;熟人写法:就是Dear Wennie;亲密写法:就是Hi Wennie;不知名写法:就是To whom it may concern

3.Body一般不超过两段,每段少于3-4句。

4.邮件的核心要解释清楚Situation,Benefit,Action:现在情况如何,如果这么做就有什么好处,下一步要怎么做。

5.写完后读两遍再送。第一遍检查笔误,精简文字。第二遍检查语气十分合适,叙述是否清楚。

(给大家介绍一款工具,功能是很强大,尤其对介词,冠词改的比较准确,并能检查文章是否有过抄袭,此工具为:Grammarly)

看完以上内容,大家平时在写英语邮件的时候有没有犯过呢?英语邮件是我们与国外客户或者上级沟通的重要方式,任何细节上的问题都会导致难以预计的后果,希望这篇文章对大家有帮助。


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